Tout connaître du Fichier des Ecritures Comptables (FEC)

Lors de contrôles Urssaf ou fiscaux, la première demande sera toujours la même : fournir le FEC, autrement dit le Fichier des Ecritures Comptables. Mais le FEC, c’est quoi ? A quoi çà sert ? Que risque-t-on sans FEC ? Pour tout connaître du FEC, l’Angiil explique…

Quinze jours : c’est, en moyenne, le délai qui vous sera laissé par les administrations (fisc, Urssaf) pour leur fournir votre Fichier des Ecritures Comptables (FEC). Quinze tout petits jours… sous peine de grandes sanctions. Alors oui ! Etre sûr de disposer d’un FEC conforme est une bonne idée…

LE FEC EST UN DOCUMENT DEMATERIALISE…

Emanation directe de votre logiciel de comptabilité, le FEC est un document comptable informatique. Il répertorie de façon chronologique toutes les opérations (entrées et sorties d’argent) effectuées au cours d’un exercice comptable en fournissant pour chacune d’elles dix-huit informations. Parmi elles :

• le code, le libellé et le numéro de l’opération
• sa date de comptabilisation et sa date de validation
• son montant (au débit ou au crédit)
• son motif
• la date et la référence de la pièce justificative…

… VERITABLE MOUCHARD DE L’ACTIVITE DE VOTRE CABINET !

Mais le FEC n’est pas fait pour vous aider dans la gestion de votre cabinet ! En réalité, le FEC est apparu en 2014 pour faciliter et rentabiliser les contrôles administratifs. Ainsi, sur simple demande de l’Urssaf ou du fisc, vous avez obligation de le remettre dans les 15 jours de façon dématérialisée et selon des normes bien précises.  Plusieurs supports sont acceptés : clé USB, disque dur externe, CD, DVD, serveur sécurisé de la direction générale des finances publiques…

Une fois votre FEC fourni, la balle est alors dans le camp du vérificateur Urssaf ou du contrôleur des impôts. En effet, ces derniers ont droit d’y effectuer toutes sortes d’opérations : tris, classements, opérations (somme, multiplication, soustractions…). Au final, grâce à cette moulinette informatique, l’administration fiscale (ou l’Urssaf) est en mesure de :

• retracer toutes vos transactions
• effectuer des rapprochements entre vos documents comptables et vos déclarations fiscales
• identifier vos mauvaises pratiques et constater des irrégularités
• réévaluer le montant de l’impôt (ou des cotisations sociales) et lancer des redressements
• … le tout sans perdre de temps et en limitant les contrôles en présentiel, plus coûteux.

Enfin, à l’issue de ses travaux, l’administration détruit le FEC.

SANCTIONS LOURDES PREVUES EN CAS D’ABSENCE OU DE NON-CONFORMITE DU FEC…

Le FEC est obligatoire pour toutes les entreprises dont la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés (art. L47A du livre des procédures fiscales). Seules exceptions : certaines SCI, mais aussi les entreprises relevant du régime micro. Comme toute entreprise, les professionnels de santé libéraux doivent donc s’y soumettre, dès lors que leur compta est informatisée. Bref, en tant qu’infirmière libérale ou pédicure-podologue, vous n’y échappez pas !

Pire même… L’absence ou la non-conformité du FEC sont considérées comme des tentatives de fraudes par les autorités. De lourdes sanctions sont donc prévues (art. 1729D du Code Général des Impôts) :  5000 € ou, en cas de rectification des déclarations fiscales ou sociales, majoration de 10 % du montant du redressement. Dans les cas les plus graves, l’administration peut même être autorisée à évaluer d’office les bases d’imposition, sans recourir aux procédures contradictoires habituelles (art. L74 du Livre des Procédures Fiscales).

… D’OU L’INTERET D’ANTICIPER ET DE VERIFIER SON FEC !

Anticiper une demande du FEC est donc indispensable… d’autant que le délai pour le fournir est généralement très court (15 jours en moyenne). Pour ce faire, il suffit de s’assurer que son logiciel de comptabilité est en mesure de le générer et de s’entraîner à le faire : l’Angiil met ci-dessous un tuto-vidéo pour vous y aider.

Enfin, vérifier la conformité du FEC est tout aussi essentiel. Pour ce faire, deux solutions : utiliser l’outil de l’administration fiscale (Test Compta Demat) ou, plus complet, souscrire un Examen de Conformité Fiscale (ECF). En effet, les deux premiers points de cet audit volontaire sont justement consacrés à la conformité du FEC et à sa qualité au regard des principes obligatoires…

L’Angiil, Association de gestion Agréée spécialisée dans le suivi comptable et fiscal des professionnels de santé libéraux, a toute compétence pour réaliser cet ECF. De plus, en cas d’anomalie détectée dans votre FEC, les experts de l’Angiil sauront vous aider et vous accompagner pour le remettre aux normes. Votre temps d’infirmière libérale est précieux, nous le savons bien !