10 astuces pour une comptabilité efficace

Vous êtes infirmière libérale ? Kiné ? Pédicure-podologue ? Sage-femme ? Orthophoniste ? Comme 90% de vos consœurs et confrères, vous êtes installés sous forme d’entreprise individuelle. La comptabilité est donc votre affaire… même si elle n’est sans doute pas votre sujet favori ! Voici donc 10 astuces pour une comptabilité efficace tout en gagnant du temps et de l’argent…

Astuce n°1 : choisir le bon régime fiscal

Être efficace impose avant tout d’adopter le régime d’imposition qui convient le mieux à votre situation. En effet, deux options existent :

• le régime déclaratif spécial (dit aussi micro-BNC)
• ou le régime de la déclaration contrôlée (ou régime du réel).

L’adoption d’un régime d’imposition n’est pas définitive : il est tout à fait possible de le modifier. Le choix doit s’effectuer en fonction de :

• votre chiffre d’affaires : s’il est supérieur à 77 700 € / an, vous devez obligatoirement opter pour le régime de la déclaration contrôlée
• le montant des dépenses engagées pour votre activité : si vous dépensez peu (moins de 34% de vos recettes), optez pour le micro-BNC. Sinon, vous avez tout intérêt à vous mettre au réel.

Attention ! Outre ces grands principes, il existe des subtilités… Les experts de l’Angiil se tiennent à votre disposition pour y voir plus clair et étudier votre situation personnelle.

Apparemment éloigné du thème de la comptabilité, ce choix du régime fiscal est cependant crucial, car vos obligations comptables dépendent de votre régime d’imposition.

Astuce n°2 : se limiter à vos seules obligations comptables

Comme tout entrepreneur, les soignants libéraux doivent, selon la Loi, tenir une comptabilité :

• « régulière », c’est-à-dire établie selon les règles comptables
• « sincère », autrement dit de bonne foi
• et « fidèle » à la réalité.

Pour gagner du temps, de l’argent et avoir une comptabilité efficace, limitez-vous alors à vos seules obligations comptables : pas la peine d’en rajouter !

Si vous exercez en micro-BNC, vous devez ainsi simplement tenir un livre des recettes. Ce dernier enregistre de façon quotidienne et chronologique, le montant des honoraires perçus, l’identité de la personne (ou de l’organisme) qui a réglé, la date et le moyen de paiement. Votre livre des recettes peut prendre un format papier ou électronique à votre guise.

Si vous exercez sous le régime de la déclaration contrôlée, vos obligations comptables sont plus fournies. Elles exigent la tenue de :

• un livre-journal enregistrant sous format papier ou électronique toutes les opérations financières (recettes et dépenses) de manière chronologique
• un grand livre, qui reprend les écritures du livre-journal en les ventilant selon le plan comptable dans différents « comptes »
• un registre des immobilisations et amortissements
• ainsi que l’établissement, chaque année, des comptes annuels : compte de résultat (ensemble des recettes et dépenses faisant apparaître le bénéfice ou la perte de l’année) et bilan (actif et passif de l’entreprise).

Astuce n°3 : faire sa comptabilité soi-même

 Les soignants libéraux peuvent faire appel à un cabinet d’expert-comptable. Toutefois, y avoir recours n’est pas obligatoire. De surcroît, mandater un expert-comptable peut se révéler contre-productif :

• en argent : non-réglementés, les honoraires d’expert-comptable varient d’un cabinet à l’autre. Pour une entreprise individuelle au régime de la déclaration contrôlée, le tarif atteint souvent 1500 € / an minimum. Ce qui implique qu’il vous faut travailler davantage pour le payer : 6 jours en moyenne pour une Idel, 7 jours pour un kiné, 10 jours pour une orthophoniste… Outre le fait d’avoir moins de jours de repos, cette période de travail « supplémentaire » engendrera des coûts personnels annexes supplémentaires (frais de garde des enfants, augmentation de l’usure de votre véhicule…)
• en temps : le cabinet d’expert-comptable ne fait jamais tout à votre place ! Vous devez, notamment, préparer votre dossier avant de le lui transmettre : récupérer vos relevés bancaires, annoter vos factures et bordereaux d’honoraires, expliquer certains de vos achats ou vos rentrées d’argent imprévues… Vous y passez, quand même, du temps ! Et, souvent, davantage que si vous faites votre comptabilité vous-mêmes !

Ces remarques, déjà judicieuses pour les soignants libéraux au régime de la déclaration contrôlée sont, bien évidemment, encore plus justifiées pour ceux qui se trouvent en micro-BNC. Car rappelez-vous : dans ce cas-là, vos obligations comptables sont minimes !

Les soignants libéraux en entreprise individuelle (micro-BNC ou déclaration contrôlée) disposent d’une alternative toute aussi efficace… mais beaucoup moins chère et chronophage : faire leur compta eux-mêmes. Il suffit de se doter des bons outils et, si possible, de solutions d’assistance et d’accompagnement personnalisés comme l’Angiil le propose.

Astuce n°4 : opter pour la comptabilité en ligne

La comptabilité en ligne se nomme ainsi car le logiciel comptable n’est pas installé sur votre ordi, mais hébergé sur le serveur de l’éditeur. En tant qu’utilisateur, vous y avez accès via une connexion internet.

La comptabilité en ligne est une solution très efficace. Elle permet de gagner :

• du confort : l’accès à votre comptabilité s’effectue de n’importe quel ordi ou tablette. Plus besoin d’aller chez l’expert-comptable ! De plus, les logiciels de comptabilité en ligne sont généralement sans engagement et résiliables à tout moment. Bref, pas de prise de tête !
• du temps. Votre compta est disponible immédiatement, sans avoir à quémander chez votre cabinet expert-comptable. De même, vous n’avez plus besoin d’actualiser votre logiciel de comptabilité : vous avez accès, dès connexion, à la version la plus récente
• une meilleure organisation de votre administration. Souvent, les cabinets d’expert-comptables considèrent les libéraux comme non-prioritaires. Ils traitent en premier lieu les dossiers plus complexes et dotés d’enjeux plus importants des professionnels en Bénéfices Industriels et Commerciaux. Résultat : vous, soignant libéral, passez en dernier et attendez un bon moment avant de connaître votre bénéfice. Ce qui peut nuire à votre organisation administrative
• de la sérénité. Vos données sont stockées sur un serveur sécurisé, pas dans la mémoire de votre ordi : plus besoin de sauvegarde sur un disque dur externe ! En cas de souci, l’éditeur du logiciel restaure les données sans frais supplémentaire. De plus, le risque d’erreur est minimisé grâce aux interactions existant entre fonctions. Exemple : les montants des dépenses ou recettes apparaissent automatiquement dans le livre-journal, sans nouvelle saisie
• de l’argent : des solutions de logiciel comptable en ligne avec assistance pour établir vos comptes annuels comme AngiilCompta existent dès 12 € / mois… Loin des 1500 € annuels pour un expert-comptable !

Astuce n°5 : retenir un logiciel comptable automatisé

Hier, la compta s’effectuait à la main : stylo/livre-journal et calculette. Puis vinrent les premiers logiciels comptables. Mais il fallait toujours saisir les dépenses et les recettes, faire le rapprochement avec les relevés bancaires et reporter tous les chiffres dans les déclarations fiscales manuellement…

Aujourd’hui, toutes ces tâches récurrentes, pas franchement passionnantes et chronophages appartiennent au passé grâce à l’automatisation de la comptabilité.

En effet, un logiciel comptable automatisé permet :

• la saisie automatique de toutes vos écritures bancaires (dépenses/recettes), mais aussi leur pointage grâce à une synchronisation avec votre compte en banque
• la catégorisation des dépenses et recettes dans les bons comptes grâce aux règles d’affectation que vous aurez mises en place
• la réalisation de tous vos calculs comptables
• le remplissage en temps réel de tous vos documents comptables de façon simultanée (livre-journal, grand livre…)
• … mais aussi d’une bonne partie de vos déclarations fiscales et sociales.

En conséquence, vous gagnez :

• du temps, puisque vous n’avez plus à faire toutes les tâches ci-dessus énoncées
• de l’efficacité via une réduction du nombre d’erreurs dans les calculs, mais aussi dans les saisies.
• de l’argent car le coût d’abonnement à un logiciel comptable automatisé est toujours moins onéreux que les services d’un cabinet expert-comptable.

Astuce n°6 : s’orienter vers un logiciel de comptabilité adapté aux soignants libéraux

Vous êtes, avant tout, infirmière libérale, kiné, orthophoniste, sage-femme, pédicure-podologue ou orthoptiste. La comptabilité n’est pas forcément votre tasse de thé ! Et vous n’êtes ni expert en informatique, ni comptable.

En conséquence, il vaut mieux adopter un logiciel de comptabilité en ligne, dont l’éditeur :

• est sérieux, ce qui vous assure d’une vraie continuité de service et des mises à jour de logiciel régulières
• propose rapidement un rendez-vous de paramétrage : mais attention à ce que ce dernier ne soit pas facturé en supplément !
• offre (si possible gratuitement) une formation à la prise en main de son logiciel
• dispose d’une assistance téléphonique, aisément joignable : ainsi, en cas de problème ou de difficultés à maîtriser certaines notions comptables, vous pourrez trouver de l’aide. Attention, aussi, à ce que cette aide soit bien comprise dans le montant de votre abonnement !
• vous accompagne jusqu’au bout, autrement dit, dans l’établissement de vos déclarations fiscales (2035 pour le régime du réel et 2042 C-PRO pour les micro-BNC). En effet, une fois vos comptes annuels établis, il vous faudra passer à l’étape ultime, celle des déclarations fiscales. Or là aussi, vous pouvez avoir besoin d’aide… !

Enfin, pour votre confort d’utilisateur, il convient aussi que votre logiciel de compta en ligne soit :

• compatible avec tous les navigateurs internet et systèmes d’exploitation informatique
• vraiment adapté à votre situation de soignant libéral. Ainsi, vous n’êtes pas soumis à la TVA au cours de votre exercice ! Choisissez alors un logiciel qui ne l’applique pas ! De même, pas besoin de module pour envoyer des devis ! Ni de possibilité d’accès multiples et simultanés d’un grand nombre d’utilisateurs au logiciel ! Enfin, il vous sera très confortable de disposer de libellés de compte qui correspondent réellement à votre activité (exemples : honoraires CPAM, HAD, SSIAD…) à l’image de ce que propose AngiilCompta.

Astuce n°7 : choisir un logiciel de comptabilité conforme sur la forme… et le fond !

Un logiciel de comptabilité en ligne se doit, surtout !, d’être conforme aux règles comptables et fiscales en vigueur. Ainsi, est-il judicieux de vérifier qu’il :

• est sécurisé et propose un chiffrement SSL
• permet l’EDI (échange de données informatisées), puisque l’ensemble des transmissions de déclarations avec les services des impôts sont désormais obligatoirement dématérialisées.

De plus, votre logiciel doit être capable de fournir un FEC (Fichier des Ecritures Comptables) réellement conforme. Ce qui implique de l’être :

• en termes de présentation. Ainsi, chaque écriture doit comporter 18 informations (code, libellé, numéro de l’opération, montant, date, motif…), et le format correspondre au gabarit SIRENFECAAAAMMJJ, avec AAAAMMJJ correspondant à la date de clôture de l’exercice comptable. Pour vérifier la conformité du FEC issu de votre logiciel de comptabilité, vous pouvez lancer l’outil Test Compta Demat émanant de l’administration fiscale
• mais aussi sur le fond : ainsi, par exemple, plusieurs livres-journaux doivent être utilisés et pas seulement un journal unique « Opérations Diverses ». Or là, c’est beaucoup plus rare…

En conséquence, le nombre de logiciels de comptabilité en ligne réellement conforme en termes de FEC est limité. Y compris chez des opérateurs très connus et revendiquant le leadership du marché. Or, en cas de contrôle fiscal, vous risquez gros puisque la non-conformité du FEC est considérée comme une tentative de fraude. De lourdes sanctions sont prévues (5000 € minimum d’amende).

Pour éviter une telle galère, un seul moyen : se porter volontaire pour un Examen de Conformité Fiscale (ECF), seul outil qui comporte un examen en profondeur du FEC à l’image de celui effectué lors d’un contrôle fiscal. Conscient du risque pris par ses adhérents utilisateurs de certains logiciels de comptabilité en ligne, l’Angiil fera d’ailleurs bénéficier d’un ECF l’ensemble de ses adhérents dès l’exercice 2025.

Astuce n°8 : adopter les bons réflexes

 La comptabilité est affaire, avant tout, d’organisation. En adoptant quelques réflexes, vous pourrez facilement gagner en efficacité. Ainsi, il est conseillé de :

• détenir un compte bancaire ou postal exclusivement dédié à l’activité professionnelle. C’est même indispensable si vous utilisez un logiciel de comptabilité automatisé, afin de faciliter la synchronisation bancaire et de récupérer automatiquement vos écritures. De surcroît, cela limite le champ d’intervention fiscal en cas de vérification de comptabilité
• éviter de payer par chèque afin de ne pas avoir à rechercher sur vos talons de chéquier la raison de la dépense. Faites plutôt des virements, sur lesquels vous indiquez directement l’objet !
• prendre l’habitude de ne jamais faire de dépenses perso avec votre carte bancaire pro. Cette simple mesure vous évitera d’avoir à rechercher si oui ou non votre paiement concernait votre activité
• garder tous vos justificatifs et les ranger au fur et à mesure par ordre chronologique : dans un bon vieux classeur sur lequel vous notez l’année pour les formats papier, et dans des fichiers rangés par ordre chronologique pour les versions numériques. Si possible, scanner les preuves papier pour éviter leur dégradation avec le temps ; mais, par contre, ne pas perdre de temps à imprimer les justificatifs électroniques
• conserver votre carte grise et votre agenda professionnel en prenant soin d’y noter quotidiennement vos kilomètres. Ceci vous permettra de justifier rapidement de votre kilométrage professionnel durant vos tournées si vous choisissez le forfait kilométrique BNC.

Astuce n°9 : gérer les écritures comptables au fil de l’eau

Une compta réussie, ce sont des écritures traitées à temps. Il convient alors de :

• ne pas se laisser déborder : votre banque vous distribue un relevé bancaire par mois ? Alors c’est intégré automatiquement chaque mois par votre robot-comptable : vous ne prendrez pas de retard !
• créer vos règles d’affectation au fur et à mesure. Vous encaissez des honoraires d’une nouvelle Caisse ? Hop ! rajoutez une règle d’affectation automatique !
• ne pas laisser traîner les écritures en compte d’attente trop longtemps. Rappelez-vous ! Un compte d’attente est un compte qui sert à mettre « en attente » une opération lorsqu’il vous manque un élément pour l’intégrer dans votre comptabilité. Alors dès que vous avez toutes les pièces, affectez votre écriture le plus rapidement possible !
• solder votre compte d’attente avant l’établissement de la liasse fiscale
• sans oublier de clôturer votre exercice comptable annuellement. Là aussi, les titulaires d’un bon logiciel comptable n’ont aucun souci à se faire ! En effet, il leur suffit d’activer la fonction. Tout s’effectue alors de façon automatique : clôture rendant impossible toute modification de la compta ; archivage de l’exercice ; et, même, report à nouveau.

Au premier abord, ces micro-tâches semblent fastidieuses, mais elles font gagner un temps considérable sur le long terme (et évite le stress) si elles sont réalisées au fil de l’eau.

Astuce n°10 : rejoignez une communauté d’apprenants de la comptabilité

 Vous avez peur de mal faire votre compta ? Vous avez besoin de conseils ? Vous avez la fâcheuse tendance à repousser le moment de la compta ? Alors pour ne pas vous faire déborder, tout en étant encadré par des pros, n’hésitez pas à rejoindre une communauté d’apprenants de la comptabilité.

A l’Angiil, on a ainsi conçu CaféAngiil, un espace gratuit de co-working compta en visio. But : vous donner un rendez-vous régulier, une fois par mois, pour que vous puissiez boucler tous vos travaux compta du mois rapidement et efficacement. Ainsi, en une demi-heure montre en main vous :

• faites votre compta en toute sécurité puisqu’un expert Angiil est là pour vous conseiller
• cotoyez par visio d’autres soignants libéraux se trouvant dans la même situation que vous
• pouvez échanger des trucs et astuces pour votre compta
• avez la possibilité de demander des conseils à des comptables professionnels
• découvrez toutes les possibilités offertes par un logiciel de comptabilité en ligne afin de gagner encore plus de temps.