Conserver ses documents : jusqu’à quand ? Sous quelle forme ?

Dans tous les pays du monde, les exigences comptables et fiscales obligent à présenter et conserver toute une série de paperasse. Evidemment, la France ne fait pas exception… Mais jusqu’à quand conserver ses documents ? Et sous quelle forme ? Piqûre de rappel avec l’Angiil…

Relevés bancaires, avis d’impôts, quittance de loyer, factures d’essence ou de fournitures professionnelles…  Dans les cabinets des professionnels de santé libéraux, la paperasse s’accumule. Et ce n’est pas un choix… mais une obligation. Ainsi, le Livre des Procédures Fiscales (art. L102B), mais aussi le Code Général des Impôts (art. 99) sont intransigeants. Ils précisent que :

• chaque écriture comptable doit s’appuyer sur une pièce justificative
• l’administration peut exiger la communication de toute pièce justificative
• chaque pièce justificative doit être datée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution de son contenu pendant les délais requis.

DES DUREES DE CONSERVATION DIVERSES…

Toutefois, il n’existe pas de règle unique en termes de « délais requis » pour la conservation des documents : ce serait sans doute trop simple… En réalité, il s’agit donc de conserver les documents pendant les durées durant lesquels vous (ou l’administration) peut exercer un droit comme, par exemple, réclamer un remboursement, faire jouer une garantie, exiger la preuve de la réalisation d’une dépense, d’un investissement, d’actes de soins… Dans certaines situations, cependant, les délais peuvent être allongés. C’est le cas notamment lors de réclamations contentieuses ou d’ouverture d’enquête judiciaire pour fraude fiscale…

Pour autant, quelques grandes règles se dessinent. Le tableau ci-dessous permet de les identifier. Attention ! Les durées indiquées sont des délais minimum !

Pour davantage de renseignements, et plus de précisions, il est préférable de se référer aux renseignements des seuls sites internet officiels : l’un est plutôt consacré aux papiers « personnels » (santé, famille-scolarité, logement…), donnant même accès à un simulateur ; tandis que l’autre est réservé aux entreprises, dont les cabinets de professionnels de santé libéraux font partie.

… MAIS SURTOUT OBLIGATOIRES !

La conservation des documents n’est pas obligatoire pour les particuliers : elle est simplement recommandée afin d’éviter embarras et difficultés administratives. Par contre, cette conservation est un passage obligé pour les professionnels. Ainsi, ne pas conserver les documents de votre cabinet peut même vous valoir des sanctions dans certains cas.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. Selonl’article 1734 du Code général des impôts, une amende de 10 000 € est ainsi « applicable en cas d’absence de tenue des documents » demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de contrôle « ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits ».

SOUS QUELS FORMES DE CONSERVATION : PAPIER OU NUMERIQUE ?

Pendant 2, 3, 5, 6, 10 ans ou même durant toute votre vie professionnelle, il vous faudra donc conserver de la paperasse. Mais sous quelle forme ? Deux cas de figure se présentent :

• si l’original du document est en format numérique (envoyé par mail par exemple ou mis à disposition sur un site internet) : il est conseillé de le conserver sous cette forme. En effet, la version imprimée n’a qu’une valeur de copie. En conséquence, garder ses relevés bancaires dématérialisés, ses factures d’énergie, ou ses avis d’imposition… est simple : un bon disque dur ou un recours au cloud… et l’affaire est réglée !
• à l’inverse, si l’original du document est en format papier (ticket d’essence, facture de restaurant…), il est quasi-obligatoire de le conserver sous le format papier. Car dans ce cas, c’est la numérisation par scan ou photo qui n’a qu’une valeur de copie. En conséquence, l’administration (notamment fiscale ou Urssaf) est en droit d’exiger la présentation du document original.

Mais pourquoi une version numérique est-elle admise dans le premier cas et pas dans l’autre ? Tout simplement parce que la valeur juridique d’un document dépend de la possibilité d’authentifier sa source.

Ainsi, dans le cas d’un relevé bancaire dématérialisé, pas de souci : ce document contient une signature ou une empreinte électronique (pas toujours visible à l’œil nu) de la banque émettrice qui permet de l’authentifier. Par contre, le scan ou la photo d’une facture d’essence peuvent être facilement falsifiés. Si, donc, vous souhaitez absolument conserver ce document sous format numérique, il est nécessaire de faire garantir sa reproduction électronique au moyen d’une signature électronique avancée et d’un horodatage.