Dépenses sans facture électronique : peut-on quand même les déduire ?

La fin de l’année se profile, et, avec elle, la clôture de l’exercice comptable et la préparation des prochaines obligations fiscales. Avec l’entrée en vigueur progressive de la facturation électronique depuis septembre 2026, une question se pose : une dépense (ou une charge) doit-elle désormais être justifiée par une facture électronique pour être fiscalement déductible ? L’Angiil, toujours à votre écoute, vous répond et vous conseille…

Bien connaître la nature des charges (et dépenses) déductibles est indispensable pour remplir la déclaration 2035. Mais aussi, et surtout, pour faire diminuer le bénéfice imposable et, au final, payer le moins d’impôt possible. Toujours proche de vous, l’Angiil organise donc régulièrement une visio d’information intitulée « Dépenses professionnelles déductibles : en finir avec les on-dit ». Elle permet de mieux identifier les dépenes déductibles et d’éviter les oublis : la prochaine session se tiendra le 21/01/2027.

Sauf que depuis ce 1er septembre 2026, une nouvelle question se pose. En effet, à cette date, la facturation électronique est devenue la norme : obligatoire, sauf exception, pour la réception des factures, et entrant progressivement en vigueur pour l’émission.  Alors, ceci implique-t-il que les seules dépenses déductibles sont celles qui disposent d’une facture électronique ? Non. Et voici l’explication…

Dépenses déductibles, c’est quoi ?

Rappelons, en premier lieu, que les dépenses ou charges doivent remplir trois conditions cumulatives pour être déductibles.

D’abord, elles doivent être en lien direct avec l’exercice professionnel. Mais même dans ce cas, certaines peuvent alors :

• être soumises à des règles supplémentaires : c’est le cas, par exemple, pour les frais de repas ou les dépenses de vêtements, déductibles uniquement lorsqu’il s’agit de tenues professionnelles spécifiques
• devoir faire l’objet d’une ventilation entre usage privé et usage professionnel s’il s’agit de dépenses à caractère mixte. Dans ce cas, seule la part professionnelle se déduit du bénéfice BNC au prorata de l’usage effectif, tandis que la part personnelle se comptabilise en prélèvement personnel (compte d’exploitant)
• être carrément bannies et n’être jamais déductibles. C’est le cas, par exemple, des amendes ou sanctions pécuniaires, ou du remboursement du capital d’un emprunt…

Ensuite, en comptabilité de trésorerie, une dépense (ou charge) doit remplir une deuxième condition pour être déductible : avoir fait l’objet d’un paiement effectif au cours de l’année civile. Autrement dit, l’opération doit être :

• finalisée (chèque remis, fonds en espèces versés, virement bancaire ou paiement par carte bancaire enregistrés)
• et ce, entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année comptable.

Dépenses sans facture électronique…

Enfin, une troisième condition cumulative s’impose : la justification de la dépense (ou charge). Ce justificatif peut revêtir des formes diverses (factures, reçus, notes d’honoraires, quittances…), mais il doit attester de la réalité de la dépense, de sa nature et de son montant exact. Il sert principalement à permettre le contrôle de la réalité de la charge déduite.

Et c’est là que le bât blesse… Car depuis ce 1er septembre 2026, l’article 289 bis du Code général des impôts indique que « l’émission, la transmission et la réception des factures…  s’opèrent sous une forme électronique… et… s’effectuent en recourant à une plateforme agréée ».

Bref, la facturation électronique s’impose, même si l’obligation d’émission ne s’applique, jusqu’au 1er septembre 2027, qu’aux seules entreprises de plus de 250 salariés (ou dotées d’un chiffre d’affaires de plus de 50 millions d’euros).

… peut-on quand même les déduire ?

Est-ce à dire, alors, que seuls les justificatifs électroniques s’imposent pour affirmer le caractère déductible d’une dépense ?

Non. En effet, la réforme de la facturation électronique :

• ne modifie pas les règles fiscales de déductibilité des dépenses professionnelles, mais uniquement les canaux de transmission et de réception de certaines factures. Le « Guide pratique de démarrage de la facturation électronique » indique qu’« une facture reçue par mail, PDF ou papier ne doit pas être écartée »
• concerne uniquement les relations entre deux entreprises établies en France et entrant dans le champ de la réforme. Une dépense (ou charge) réalisée à titre personnel sans identification de l’acheteur comme professionnel (exemple des contrats « grand public » comme un abonnement internet, de téléphonie ou d’énergie…) n’a donc pas à obéir à la réforme de la facturation électronique entre entreprises. Une facture papier (ou PDF) conserve alors sa valeur de justificatif pour la déduction en BNC.

De surcroît, cette même réforme de la facturation électronique ne modifie pas, non plus, les règles habituelles de paiement des factures. Ainsi, comme tout entrepreneur individuel, un soignant libéral peut toujours :

• justifier une dépense professionnelle avec une facture établie à son nom personnel. En effet, juridiquement, l’entreprise individuelle n’a pas de personnalité distincte de celle de son exploitant. Pour autant, il est préférable que l’adresse de livraison ou de fourniture du service corresponde à celle du cabinet : ceci permettra d’attester plus facilement du caractère professionnel de la dépense
• payer ses dépenses personnelles ou mixtes depuis son compte bancaire professionnel. Les patrimoines professionnel et personnel d’un entrepreneur individuel sont liés à la même personne physique (contrairement à une société) : un paiement à partir du compte professionnel ne constitue donc pas un abus de biens sociaux. Toutefois, la part personnelle de la dépense reste non-déductible.

Cas des factures avec omission de la mention « EI » ou « Entrepreneur individuel »

Cinq exemples pour mieux comprendre